Last updated December 2025
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Introduction
This policy refers to your membership of u3a Oliva, and use of the u3a Oliva website and linked services (referred to here as 'we', 'us' or 'our') We are committed to protecting your personal information and your right to privacy. If you have any questions or concerns about our policy, or our practices with regards to your personal information, please email members@u3aoliva.org
We take your privacy very seriously. In this policy we explain what information we collect, how we use it and what rights you have in relation to it. We hope you take some time to read through it carefully, as it is important.
We may update this policy to comply with changes in legislative requirements, or to make it easier to read / understand. We will use member feedback to improve it. Any significant changes will be publicised through our website and Facebook channels.
Use of our website at u3aoliva.org
When you visit our website, we may use cookies or other similar tools to record that visit. Our site may capture non-identifiable information to help us keep the site secure - like your IP address.
We use services from Google to track how the site is used. They may include information such as your IP address, country, browser or operating system. We don't routinely capture any other personal information, and don't share it with any other providers.
If you click a link to another service, such as to a Facebook page or someone else's venue address on Google Maps, then you will be transferred to their service, and you are subject to the terms of their privacy policies.
Our website is hosted by a UK provider, and therefore may be subject to data protection rules there.
Managing your membership of u3a Oliva
If you become a member of u3a Oliva, or apply to be, or have been a previous member, then we will capture personal information to allow us to manage your membership. We try to capture only the information we need to do that. We won't pass your data to others, unless required to by law.
We will capture your name and email address to enable us to create your membership record, and contact you about your membership. We may also ask (optionally) for your town / postcode and your date of birth, to allow us to better understand our membership more widely and report anonymised statistics to partners such as the Ajuntament. We also ask (optionally) for your telephone number, to allow us to contact you in an emergency.
If you were a previous member of u3a Oliva (joined before September 2024), then we may still have older data in our legacy membership system record - such as your postal address. But this isn't actively used for any current purpose and we will of course remove it on request.
If you join u3a Oliva or renew your membership online, then your payment will be processed by Stripe or PayPal on their secure site. We do not capture any information about your payment, including your card details. Stripe or PayPal will share a transaction number with us to confirm that your payment has been processed.
How we use your information
We use the information we collect or receive:
- To create or update a membership record for you on our CiviCRM system
- To send important membership communications by email (such as reminders to renew, news about your u3a, or information about committee elections)
- To send promotional communications (such as upcoming events, trips or groups). This is with your consent, and you can opt out using the link in any promotional email.
- To record payment of membership fees, event fees or other payment
- To record booking for events, trips or similar activities.
- To prevent harm and respond to legal requests.
Any information is stored by our UK based service provider, although they may host it or backups in other jurisdictions (like the EU).
We keep your information for as long as we need to manage your membership. If you are a past member then your data may be retained in our membership system in case you decide to rejoin us. On an annual basis we will delete older unused data from our databases.
Your information is held securely, with access limited to those authorised u3a staff members who need it. Access is password protected. Backups are encrypted and held securely by our UK based service provider.
Your rights
If you wish to see the information we hold in our database, then we will supply that on request.
If you want to change, update or delete any elements of the information we hold, again you can request that by email
If you want your personal data to be deleted completely, please email us. We need to hold your data to manage your membership of u3a Oliva, so asking us to delete your information will mean that any current membership is terminated - you will no longer be able to participate in u3a groups or activities, and refunds are not given for annual membership fees, so please bear this in mind before making your request.
Any requests can be emailed to members@u3aoliva.org
If you are resident in the European Economic Area and you believe we are unlawfully processing your personal information, you also have the right to complain to your local data protection supervisory authority.
🇪🇸 Política de Privacidad
Última actualización: Deciembre de 2025
Introducción (Introducción)
Esta política se refiere a su afiliación a u3a Oliva y al uso del sitio web de u3a Oliva y servicios vinculados (denominados aquí como 'nosotros', 'nuestro' o 'nuestra'). Estamos comprometidos a proteger su información personal y su derecho a la privacidad. Si tiene alguna pregunta o inquietud acerca de nuestra política o nuestras prácticas con respecto a su información personal1, envíe un correo electrónico a members@u3aoliva.org.
Nos tomamos su privacidad muy en serio. En esta política explicamos qué información recopilamos, cómo la usamos y qué derechos tiene usted en relación con ella. Esperamos que se tome un tiempo para leerla detenidamente, ya que es importante.
Podemos actualizar esta política para cumplir con los cambios en los requisitos legislativos, o para hacerla más fácil de leer / entender. Utilizaremos los comentarios de los miembros para mejorarla. Cualquier cambio significativo se publicitará a través de nuestro sitio web y canales de Facebook.
Uso de Nuestro Sitio Web en u3aoliva.org
Cuando visita nuestro sitio web, podemos utilizar cookies u otras herramientas similares para registrar dicha visita. Nuestro sitio puede capturar información no identificable para ayudarnos a mantener la seguridad del sitio, como su dirección IP.
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Si hace clic en un enlace a otro servicio, como una página de Facebook o la dirección de un lugar en Google Maps, será transferido a su servicio y estará sujeto a los términos de sus políticas de privacidad.
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Gestión de Su Afiliación a u3a Oliva
Si se convierte en miembro de u3a Oliva, solicita serlo o ha sido miembro anterior, capturaremos información personal para poder gestionar su afiliación. Intentamos capturar solo la información que necesitamos para hacerlo. No cederemos sus datos a terceros, a menos que así lo exija la ley.
Capturaremos su nombre y dirección de correo electrónico para permitirnos crear su registro de afiliación y ponernos en contacto con usted sobre su afiliación. También podemos solicitar (opcionalmente) su localidad / código postal y su fecha de nacimiento, para permitirnos comprender mejor nuestra membresía en general y reportar estadísticas anonimizadas a socios como el Ajuntament. También solicitamos (opcionalmente) su número de teléfono, para poder contactar con usted en caso de emergencia.
Si fue miembro anterior de u3a Oliva (se unió antes de septiembre de 2024), es posible que aún tengamos datos más antiguos en el registro de nuestro sistema de afiliación heredado, como su dirección postal. Sin embargo, esto no se utiliza activamente para ningún propósito actual y, por supuesto, lo eliminaremos a petición.
Si se une a u3a Oliva o renueva su afiliación en línea, su pago será procesado por Stripe o PayPal en su sitio seguro. No capturamos ninguna información sobre su pago, incluidos los detalles de su tarjeta. Stripe o PayPal compartirán un número de transacción con nosotros para confirmar que su pago ha sido procesado.
Cómo Utilizamos Su Información (Fines del Tratamiento)
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- Registrar el pago de cuotas de afiliación, cuotas de eventos u otros pagos.
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Mantenemos su información mientras la necesitemos para gestionar su afiliación. Si es un antiguo miembro, sus datos pueden conservarse en nuestro sistema de afiliación en caso de que decida reincorporarse a nosotros. Anualmente, eliminaremos los datos antiguos no utilizados de nuestras bases de datos.
Su información se mantiene de forma segura, con acceso limitado al personal autorizado de u3a que lo necesita. El acceso está protegido por contraseña. Las copias de seguridad están cifradas y custodiadas de forma segura por nuestro proveedor de servicios con sede en el Reino Unido.
Sus Derechos (Derechos del Interesado)
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Cualquier solicitud puede enviarse por correo electrónico a members@u3aoliva.org.
Si usted es residente en el Espacio Económico Europeo y cree que estamos tratando su información personal de manera ilegal, también tiene derecho a presentar una reclamación ante su autoridad local de control de protección de datos. (En España, esta es la AEPD).
Updates to this page:
- November 2025 to explain that we now use Stripe for online payments.
- December 2025 to add a Spanish translation of this policy